商务管理工作方法分享
2022/2/22 点击：
从2013年7月至今，我一直在金华宁能热电有限公司从事商务管理工作，工作久了，提炼了一些对工作行之有效的方法，与大家一起探讨。
关于-清单工作法
清单工作法来源于书籍《清单革命》，这本书是美国医生兼作家阿德.葛文德最初在医院工作时的工作经验。葛文德通过编制各种医疗工作清单，提高了医院手术的治愈率，降低了手术的感染率。
清单工作法在我的日常工作中也起到了强大的作用。日常工作中，我需要编制招标文件和合同，这类文件需要注重的细节非常多，必须做到严谨、精确。一篇普通的招标文件，少则几千字，多则几万字。大到最高限价、工期、取费方式、技术参数、推荐品牌、违约考核、法律纠纷处理方式，小到错别字、序号、字体、字母大小写等都需要注意。而且，文件编制过程常常会经过多人员多次数的修改，文件版本不断变换，容易造成内容顾前不顾后，顾大不顾小等多种问题。如果不能及时发现，少之公司的形象，多则影响公司效益甚至产生法律风险。
面对这种情况，我尝试过多种方法，也加强了招标文件编制的专项学习，能力有所提高，但错误依然时有发生。在这个情况下开始介入清单工作法。我们将前期招标文件中部门、公司、集团和外部审计单位发现的错误和反馈意见进行统计，汇总编制成招标文件检查清单。每次需要递交文件时，便对照清单逐条核对完善。这一做法不仅大大提高了招标文件的编制质量，还省去了反复思考、检查的时间和精力，让我可以抽出更多精力做其他工作。
除了用在招标文件编制管理，部门内部管理其他方面推广也较适用。我们着手编制一系列的检查清单，例如合同检查清单、询价文件检查清单、上报资料检查清单、招标前置资料检查清单、合格供应商资料检查清单等。
清单工作法在应用时需要注意的是：清单须注重简洁，突出重点分清主次。第二、清单须不断优化。工作内容形式是在不断变化的，清单就需要不断去优化。第三、清单须长期坚持。清单一旦制定，就必须坚决执行。多次执行后，让清单工作法形成习惯，达到司机不系安全带就不敢开车的程度。
各种清单的制定，一方面减少了错误率提升任务完成质量，另一方面提高了工作效率，减少重复工作的思考精力，形成正向循环。
在日常生活中仅依靠个人经验进行各项任务处理，经常发生因执行力不好、做事没有计划、跟踪不及时、审批拖延等原因造成工作没能按照要求的目标完成，或者完成的质量不达标。PDCA 管理法可以比较好的解决上述问题。
每项任务的工作流程通常为：确定目标——目标分解——实施——监督检查——复盘考核。
同样以复杂的招标项目为例：
任务：金华宁能热电有限公司2021年度服务外包项目，商务管理部于2021年6月10日收到项目要求，项目总预算控制价在XXX万元以内，并于2021年9月30日前签订合同。
第一步：确定目标。
目标的确定需要合理并注重提前量化，部门完成目标要优于公司目标，留足应急补救的时间。
根据预算及公司招标管理办法，为了按时按要求完成，防止项目流标而重招，规避中间审批环节出现的不确定性，我与经办人协商该项目需要在9月10日前完成合同的签订，留出20天时间应付我们不能控制的因素。从6月10日至9月10日中间共约65个工作日。以下所有时间按工作日计。
第二步：分解目标与实施。
关于-清单工作法
清单工作法来源于书籍《清单革命》，这本书是美国医生兼作家阿德.葛文德最初在医院工作时的工作经验。葛文德通过编制各种医疗工作清单，提高了医院手术的治愈率，降低了手术的感染率。
清单工作法在我的日常工作中也起到了强大的作用。日常工作中，我需要编制招标文件和合同，这类文件需要注重的细节非常多，必须做到严谨、精确。一篇普通的招标文件，少则几千字，多则几万字。大到最高限价、工期、取费方式、技术参数、推荐品牌、违约考核、法律纠纷处理方式，小到错别字、序号、字体、字母大小写等都需要注意。而且，文件编制过程常常会经过多人员多次数的修改，文件版本不断变换，容易造成内容顾前不顾后，顾大不顾小等多种问题。如果不能及时发现，少之公司的形象，多则影响公司效益甚至产生法律风险。
面对这种情况，我尝试过多种方法，也加强了招标文件编制的专项学习，能力有所提高，但错误依然时有发生。在这个情况下开始介入清单工作法。我们将前期招标文件中部门、公司、集团和外部审计单位发现的错误和反馈意见进行统计，汇总编制成招标文件检查清单。每次需要递交文件时，便对照清单逐条核对完善。这一做法不仅大大提高了招标文件的编制质量，还省去了反复思考、检查的时间和精力，让我可以抽出更多精力做其他工作。
除了用在招标文件编制管理，部门内部管理其他方面推广也较适用。我们着手编制一系列的检查清单，例如合同检查清单、询价文件检查清单、上报资料检查清单、招标前置资料检查清单、合格供应商资料检查清单等。
清单工作法在应用时需要注意的是：清单须注重简洁，突出重点分清主次。第二、清单须不断优化。工作内容形式是在不断变化的，清单就需要不断去优化。第三、清单须长期坚持。清单一旦制定，就必须坚决执行。多次执行后，让清单工作法形成习惯，达到司机不系安全带就不敢开车的程度。
各种清单的制定，一方面减少了错误率提升任务完成质量，另一方面提高了工作效率，减少重复工作的思考精力，形成正向循环。
关于--PDCA管理法
PDCA管理法是由美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特提出的管理方法，P指计划（plan），D指执行（do），C指检查（chcek），A指处理（act）。在日常生活中仅依靠个人经验进行各项任务处理，经常发生因执行力不好、做事没有计划、跟踪不及时、审批拖延等原因造成工作没能按照要求的目标完成，或者完成的质量不达标。PDCA 管理法可以比较好的解决上述问题。
每项任务的工作流程通常为：确定目标——目标分解——实施——监督检查——复盘考核。
同样以复杂的招标项目为例：
任务：金华宁能热电有限公司2021年度服务外包项目，商务管理部于2021年6月10日收到项目要求，项目总预算控制价在XXX万元以内，并于2021年9月30日前签订合同。
第一步：确定目标。
目标的确定需要合理并注重提前量化，部门完成目标要优于公司目标，留足应急补救的时间。
根据预算及公司招标管理办法，为了按时按要求完成，防止项目流标而重招，规避中间审批环节出现的不确定性，我与经办人协商该项目需要在9月10日前完成合同的签订，留出20天时间应付我们不能控制的因素。从6月10日至9月10日中间共约65个工作日。以下所有时间按工作日计。
第二步：分解目标与实施。
根据要求，我对目标进行了如下拆解：（计划完成时间均以工作日计量）
详实的工作计划就像我给自己设定的设定游戏程序，像打游戏通关一样，每完成一个步骤，就能获得多巴胺的正向奖励。目标完成难度，也在拆解的过程中逐渐降低。
分解目标是目标完成最重要的一环。目标分解越详细，计划可执行性越强，执行时的思路会更加清晰，完成难度也会被一一分解，最终完成效果也会越好。
第三步 监督检查
尽管目标分解已经让大大降低了招标难度，但所有步骤的实施都依赖招标人员主观能动性去控制进度，一旦招标经办人员发生惰性或者有其他事情干扰，招标进度可能会滞后，这时候就有必要设置检查环节。大多数时候，领导检查什么，员工就会重视什么。检查的频率越高，执行力越强。所以在具体执行时，我们部门内部设置专人每周检查工作进度。
第四步 结果复盘
基于详细可行的计划和可靠的检查机制，公司2021年度服务外包项目顺利完成，及时签订合同。但项目在执行过程中，因为招标文件编制的质量一般，集团公司和开投集团均反馈了较多修改建议。另外在计划实施过程中，与上级公司的审批时间以及定价模式、服务外包模式上，也出现了微小分歧。
我们将出现的问题和得到的意见一一记录更新招标文件检查清单；出现的原则性以及安全性问题，调整招标管理办法，供应商的提出的定价模式、服务模式在内部讨论定稿后，成为下一年度新的服务模式。通过复盘，我们形成书面化总结，为下一次任务，下一个人提供可以看见的经验。
关于主题学习法
以上两种方法都是在执行层面优化工作流程，从而带来工作效率、工作质量的提高。最后一部分介绍一种提高学习能力的方法－－主题学习法，即集中时间和精力深入学习同一主题内容的学习方法。
公司各部门之间都有业务交叉，相互之间对彼此的业务有一定了解，但又不是非常了解。例如碳资产交易，属于公司工程技术部环保专业负责。2021年底宁能售电公司提出在低位采购CCER自愿减排量。CCER是什么？与碳排放配额的关系怎么样？低位采购怎么获利？出于好奇，我们专门向工程技术部环保专工和宁能售电公司请教，了解CCER来龙去脉，CCER与碳排放配额的区别，和低位采购CCER的经济，CCER采购择时的难度等等。理解CCER原理后，在后期CCER的采购（我公司CCER直接委托宁能售电公司采购）过程中，我也将加快商务流程，提高与宁能售电公司的合作效率，精准采购。
通过此方法，我开始不断地深入学习其他工作中涉及但又似懂非懂的知识，例如煤炭贸易的全套流程，工程造价基本原理、碳排放资产管理、电力市场化交易等等。通过不断地学习，拓宽知识面，掌握工作涉及的内容，让我对公司各部门运转有了更深层次的理解。深入了解各部门的工作，有助于我从内部驱动工作效率，想人之所想，急人之所急。
分享到最后我想说，学习的方法有很多，大家都需要去找到适合自己的方法进而去应用，最重要的是不能停下学习的脚步，更不要丢下进取心。国企给我们带来了稳定，是为了给我们稳定的平台中创造自己的价值。
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